Sistema ERP en Venezuela: ¿Qué es y por qué necesitas uno?
El sistema ERP es un software de gestión de información que automatiza procesos operativos y comerciales. Para una empresa, un sistema ERP puede ayudar a facilitar el flujo de información entre todas las áreas de la organización y gestionar eficientemente los recursos empresariales.
Tanto las grandes multinacionales como pequeñas empresas utilizan un software ERP debido a sus múltiples beneficios que van desde el aumento de eficiencia operativa, reducción de costos, mejora del servicio al cliente, hasta otras ventajas que cubriremos a lo largo del artículo.
¿Qué es un sistema ERP y para qué sirve?
Las siglas de ERP provienen del inglés Enterprise Resource Planning y su traducción al español es “Planificación de Recursos Empresariales”.
Cuando hablamos de sistema ERP nos referimos a una herramienta de software que permite una gestión unificada de las diferentes áreas de una empresa (compras, logística, producción, finanzas, entre otras), con acceso a la información en tiempo real.
Gracias a la instalación de un ERP, y en virtud de sus soluciones verticales especializadas, podemos ahorrar tiempo y dinero, además de garantizar que todos trabajen con los mismos datos e indicadores clave de rendimiento (KPI).
El acceso a esta información clave permite tomar decisiones empresariales importantes y mantener una ventaja competitiva en el sector.
En el fondo, un sistema ERP ofrece una visibilidad de 360 en las operaciones, de modo que los problemas se identifican fácilmente y los empleados pueden tomar decisiones con conocimiento de causa.
Del mismo modo, los datos financieros están siempre actualizados gracias a la integración en tiempo real entre las soluciones financieras, de distribución y fabricación.
¿Cómo funciona un sistema ERP?
La planificación de recursos empresariales, la mayoría de las veces, utiliza una base de datos centralizada para varios procesos empresariales con el fin de reducir el trabajo manual y simplificar los flujos de trabajo empresariales existentes.
Un ERP suele contener cuadros de mando en los que los usuarios pueden consultar en tiempo real los datos recogidos en toda la empresa para medir la productividad y la rentabilidad.
El software ERP se diferencia de una aplicación única porque permite que otros módulos de la empresa trabajen desde una sola base de datos.
El sistema recopila información de diferentes partes de la empresa y luego pone los datos en una ubicación central donde los empleados que los necesitan puedan acceder a ellos. Así se eliminan los segmentos de los que constan muchas empresas y se garantiza que la información adecuada esté a disposición de quienes la requieren.
Sin un ERP, los datos suelen estar aislados por departamentos y puede ser difícil acceder a ellos. Con el uso de un ERP, los datos de varios departamentos se pueden compartir y visualizar fácilmente por toda la organización.
Esta riqueza de información y simplificación puede ayudar al desarrollo de los objetivos empresariales y reducir la cantidad de tiempo que tus empleados dedican a tareas que pueden ser automatizadas.
¿Por qué es importante un sistema ERP en tu empresa?
El mayor valor de un sistema ERP es la visibilidad en tiempo real de tus operaciones diarias, proporcionando información en segundos sobre los recursos disponibles y el progreso de los pedidos e iniciativas.
Esa visibilidad mejora la eficiencia operativa y la rentabilidad, y puede ampliarse para que proveedores, socios, transportistas y otras partes de confianza puedan compartir datos.
Las funciones que antes tenían que realizarse de forma manual o mediante la compra de distintas aplicaciones ahora pueden hacerse desde un solo lugar.
Para garantizar que el sistema ERP refleje con precisión los datos existentes de la empresa, es necesario realizar una migración de información cuidadosa.
Este flujo de datos permite la integración con otros sistemas de gestión empresarial, como el Manufacturing Execution Systems (MES) o el Advanced Planning and Scheduling (APS), así como la inclusión de estos datos en los sistemas de Business Intelligence, aumentando de forma considerable la eficacia de la gestión en la compañía.
Beneficios claves de un sistema ERP en una empresa
Las empresas emplean la planificación de recursos empresariales (ERP) por diversas razones, como la expansión del negocio, la reducción de costos y la mejora de las operaciones.
Los beneficios que busca y obtiene una organización pueden ser diferentes a los de otra.
Algunos de los más comunes son:
Permite establecer flujos de trabajo entre diferentes departamentos y personas de la empresa.
Los datos y la información de la compañía se introducen en el sistema en el momento y el lugar donde se generan, por parte del responsable de estos.
Se eliminan los errores de consistencia de los datos y la información duplicada, mejorando así la precisión y la productividad.
Los diferentes departamentos de la empresa pueden intercambiar, acceder y actualizar información y comunicarse entre ellos de forma sencilla, lo que permite alcanzar más rápidos y mejores resultados.
Mejora en los procesos de toma de decisiones a raíz de la centralización de la información. Al incrementar la calidad y disponibilidad en tiempo real, se agilizan y optimizan extraordinariamente los tiempos de respuesta.
Los informes precisos y completos ayudan a planificar, presupuestar, prever y comunicar adecuadamente el estado de las operaciones a la organización y a las partes interesadas.
Los costos asociados suelen reducirse a medida que la empresa opera con mayor eficiencia.
La seguridad de datos es mayor, debido a que todos los datos de la empresa se encuentran en un único contenedor (base de datos) y su acceso protegido y restringido por usuario facilita y simplifica las labores de mantenimiento y backup.
Modularidad y Escalabilidad en el uso de cualquier herramienta de gestión (nunca debe suponer un freno al crecimiento o evolución de la empresa).
Cubre las necesidades actuales y dispone de módulos adicionales para ser desplegados o incorporados en cualquier momento.
¿Qué son los módulos de ERP?
Los módulos de ERP son las diferentes funcionalidades o extensiones que puede tener el software. Algunos de los más habituales son:
CRM
Está diseñado para dar soporte y forma a las interacciones con los contactos y clientes.
Esta funcionalidad permite planificar acciones comerciales medibles y gestionar campañas con total trazabilidad, mientras que el ERP permite una gestión integral del negocio.
Gestión de autoventa y preventa
Permite sincronizar la actividad comercial en cualquier momento y lugar de forma automática.
Almacén
Potencia todas las operaciones que sean necesarias para ganar eficiencia, optimiza espacios y mejora el rendimiento de los operarios.
Gestión de proyectos
Ofrece una visión global y detallada de cada fase para tomar decisiones precisas. Además de contribuir en cualquier área funcional que requiera un control de recursos.
Análisis de negocio
Facilita la evaluación del rendimiento del negocio y el reporting, así como la toma de decisiones estratégicas.
Gestión de nómina
Administra y gestiona las nóminas de los empleados del negocio.
Producción
Agrupa procesos como la entrada de pedidos multicanal, la logística de las compras y las expediciones o puntos de venta.
Integración de un ERP
La integración de ERP es el método por el cual una empresa conecta su software ERP con otras aplicaciones y procesos especializados, en todo su negocio.
Las soluciones de integración de aplicaciones basadas en la nube y ERP ayudan a abordar problemas con un enfoque unificado y poderoso, combinando las capacidades operativas de un ERP inteligente con un software de integración, creado específicamente para automatizar, optimizar y escalar estas actividades esenciales.
Antes, cuando sólo había unas pocas aplicaciones comerciales esenciales, era factible implementar manualmente una interfaz de programación de aplicaciones o API para conectar aplicaciones con un sistema ERP heredado.
A medida que la cantidad de aplicaciones esenciales se disparó, los métodos manuales de administración de API dieron lugar a sistemas complicados que se volvieron difíciles de administrar y desentrañar.
En respuesta a la creciente necesidad de una integración simplificada, los mejores ERP de hoy en día ahora vienen equipados con una serie de conectores preconstruidos, APIs y herramientas de integración.
Ejemplos de ERP en diferentes industrias
Compras y ventas
Gracias a la automatización del ERP, es posible efectuar las cuentas por cobrar y pagar, manejar operaciones con proveedores y relaciones directas con los clientes, así como pedidos, precios, facturación y plazos de entrega.
Adicionalmente, el ERP facilita la detección de fallas en presupuesto, disminuye el margen de error y previene gastos innecesarios.
Cadena de Suministro
Un ERP ayuda a agilizar los procesos de logística y gestión de transporte, al darle una mejor visibilidad al inventario, planificar de forma más efectiva y mejorar el servicio al cliente al cumplir con los pedidos oportunamente.
En resumen, simplifica los procesos y genera reportes en tiempo real para tomar mejores decisiones.
Gestión de Inventario
A través de un ERP es posible tener un mayor control del inventario al manejar múltiples almacenes y el stock de mercancía, para evitar la sobreproducción y, por consiguiente, gastos extra de almacenaje.
Además de ingresar automáticamente tus productos al sistema, el ERP te ayuda a llevar un orden en las estadísticas de compras, gastos y tener en tiempo real los reportes de existencias, movimientos y ventas.
Marketing
Un ERP orientado al marketing ofrece diferentes funcionalidades, como la recopilación de datos de los clientes y prospectos para tomar mejores decisiones de negocio y optimizar su experiencia.
Todo esto con el propósito de crear audiencias para las distintas campañas de anuncios digitales y encontrar los puntos de fricción a la hora de contratar un servicio o adquirir un producto.
Comercio Electrónico
La integración de un ERP con el e-commerce es sencilla y mediante la recopilación de información es más fácil la evaluación de datos, pedidos, promociones, ofertas y comisiones.
Por consiguiente, ayuda a llevar un mejor control de las ventas online al optimizar estos procesos y brinda la capacidad de medir la efectividad del modelo.